【書類整理のコツ】家にたまる書類を増やさない！我が家の「仕分け＆処分ルール」

ほおっておくと、どんどん増殖していく日々の書類。
郵便物や、子供が学校から持ち帰る書類…。
最近ではアプリでの配信も増えていますが、やはりまだまだ紙で配られてくることが多いですよね。

我が家では、書類をきれいに収納することよりも、

 家に入ってきた書類をどう処理するか！？
 いつまで保管するか！？

を決めています。

書類整理で大切なのは「収納」より「ためない仕組み」

書類は毎日家に入ってくる

郵便物や、子供が学校から持ち帰ってくる書類…。
ほおっておくと、家の中でどんどん書類が増えていってしまいますよね。

実は、書類整理で本当に大切なのは、おしゃれなファイルや収納ボックスを用意すること（収納）ではありません。

「とりあえず保管」が書類を増やす原因に

「あとで読もう」「時間ができたら確認しよう」とクリアファイルや棚に「とりあえず保管」していませんか？

我が家でも以前は「後から確認する書類」という名前シールをつけて、クリアファイルに保管していたのですが……。

「とりあえず置く」を許してしまうと、必要な書類と不要な書類が混ざり合い、探す時間も無駄になってしまいます。

我が家は「仕分け＋処分時期」まで決めています

書類を家に持ち込んだら、きれいに並べることよりも、「どこへ行くか」「いつ捨てるか」の出口戦略をセットで決めておくのが、我が家流の書類整理術です。

我が家では書類の「仕分けルール」だけでなく
「いつ処分するか（捨て方・捨てるタイミング）」までセットでルール化しています。

家に入ってきた書類は「まず一か所」に集める

我が家では、「家に持ち込まれた書類」は、まず一か所に集めるルールにしています。

・郵便物
・持ち帰ってきた書類
・子供たちが学校からもらってきた書類
など

帰宅したらキッチン前のカウンターに

我が家では毎日帰宅したらすぐ、まずLDKにあるカウンターの上に置くルールにしています。

一日の終わりに必ず目を通す

寝る前に必ず、それらの書類に目を通すことを心がけています。

読んだ書類はその場で「仕分ける」

その時サッと読み切ることができた書類は、後述する方法で、すぐ仕分けします。

まだ読めない書類は「一時置き」に戻す

その時に読めなかった書類は、また同じ場所（カウンターの上の一時置き場）に戻して、次の日に再度確認します。

我が家では、書類を6つに仕分けています

我が家では「家に入ってきた書類たち」を
下記のように仕分けして、保管しています。

仕分けルール	具体例	基本的な処理
①廃棄	不要なチラシなど	すぐ捨てる
②掲示	給食献立・行事予定など	掲示→期限が過ぎたら処分
③子供ボックス	テスト・宿題など	BOX→学期・年度ごとに整理
④クリアファイル	学校・保険・給与関係など	一定期間保管→PDF化・処分など
⑤PDF化	検査記録・修理記録など	PDF保存→紙を処分
⑥一時保管	広報誌・地域情報誌など	期限を決めて読んだら処分

①不要な書類は「その場で廃棄」

・興味のないチラシ
など

「いらない」と迷いなく判断できる書類は、すぐに捨ててしまいます。

②期限のある書類は「掲示」する

・地域イベントのチラシ
・学校給食の献立表
・行事や当番の予定表
・特定の日の工事や健診等のお知らせ
・提出期限のある書類や集金袋
など

これらの書類は、目につきやすいキッチン横の壁に、マグネットで貼っています。

③子供向けの書類は「子供ボックス」へ

・子供のテスト
・宿題プリントの返却
など

子供向けの書類は、子供ボックスに入れています。

それぞれの名前付きの子供ボックスは、書類の一時置きカウンターの下に置いています。

学期が終わるごとにいったんボックスを空にして、次の学期に向けて使いやすくしています。

 我が家の「子供の教科書」の処分の仕方は、こちら↓の記事で詳しく紹介しています。

 我が家の「子供の作品」の整理の仕方は、こちら↓の記事で詳しく紹介しています。

④一定期間保管する書類は「クリアファイル」へ

書類	我が家の保管・処理方法
学校・学童・習い事の書類	1年間保管→ 別の場所で1年間様子を見る → 不要なら処分
病院の領収書	5年間保管→5年経過したものから順に処分
保険関係の書類	新しい書類が届いたら古いものを処分
給料明細・年末調整・源泉徴収票など	1年間保管 → まとめてPDF化

これらの書類は、とりあえずクリアファイルに入れて保管しています。

学校・習い事の書類は年度末に見直す

子供が学校や保育園、習い事から持ち帰る保護者向けのおたよりは、「学年末（年度末の3月）」にクリアファイルを空にして、次の学年に向けて使いやすくしています。

病院の領収書は「5年間」の期限を決める

病院の領収書・薬の明細書などは、年ごとにクリアファイルを分けて、５年が経過した書類から順に処分しています。

保険関係は新しい書類が届いたら古いものを処分

生命保険や損害保険の「ご契約内容のお知らせ」などが届いたら、新しい書類と引き換えに古い書類を処分します。

⑤紙で残す必要がない書類は「PDF化」してGoogleドライブへ

我が家では、書類を減らすために「捨てる」だけでなく、「紙をデータに変える」こともしています。

「後から見返す可能性があるけれど紙で残さなくてもいい書類」は、スマホでスキャンしてPDF化し、Googleドライブに保存しています。

書類をGoogleドライブにPDF保存しておけば、外出先からでもスマホですぐに確認できます。

持ち込んだらすぐPDF化する書類

・病院の検査記録
・家電などの点検・修理記録
・住宅ローン返済計画書
・納税通知書
など

これらの書類は、すぐにPDF化しています。

ため込んでしまうと、データ化するのは大変な作業になってしまうので、
少々面倒ですが、すぐにスマホでスキャンを心がけています。

1年間保管してからまとめてPDF化する書類

・給料明細
・年末調整の書類
・源泉徴収票
など

これらの書類は、いったんクリアファイルに保管しておき、1年分が揃ってから、まとめてデータ化してGoogleドライブに保存しています。

 我が家では取扱説明書も、アプリやGoogleドライブを使って「ファイル1冊＋データ」で管理しています。
具体的な方法はコチラ↓の記事で紹介しています。

⑥すぐ読めないものや、すぐ捨てにくいものは「一時置き」へ

・市の広報誌
・地域の情報誌
・旅行やお出かけ時のパンフレット
など

これらの書類は、読むのに時間がかかるので、
週末まで置いておいて、時間があるときに読んでいます。

旅行やお出かけでもらったパンフレット

お出かけ直後は、楽しかった思い出もあり、パンフレットもなかなか捨てにくいものですよね。
我が家では帰宅した直後に、いったんカウンターに一時置きしています。

最近はホームページでダウンロードできることが多いので、パンフレットを手元に残しておく必要はあまりありません。
ただ、まれに「その場所に行ったときにしかもらえない資料」があります。

そういうものまで無理に捨てる必要はありません。
「残しておきたいけれど、紙で持っておくほどではない」という場合は、スマートフォンでデータ化してGoogleドライブへ保存しています。
これなら、紙は手放しても、あとから見返したい情報は残しておけます。

 車旅行をラクにする荷物のまとめ方は、コチラ↓の記事で紹介しています。

レシートなど「そもそも紙を残さない」方法も

保管する「紙そのもの」を物理的に減らすには、デジタルへの切り替えが効果を発揮します。

光熱費やクレジットカード明細なども紙からデータへ

・レシート
・光熱費の明細書
・クレジットカードの明細書
・年金定期便
など

これらの書類は、できる限り紙の発行をストップしてWEB明細やアプリでの確認に切り替えています。

これらを紙からデジタルへ変更するだけで、毎月家に届くポストの郵便物が減り、仕分ける手間自体を省くことができます。

クレジットカードの利用履歴はアプリで管理

・レシート

我が家ではマネーフォワードMEアプリを家計簿として使っています。

クレジットカードで買い物をすると、利用履歴が自動で反映されるため、
レシートを見ながら一件ずつ記録する必要がなく、レシートはすぐに捨てています。

 返品・交換や保証、経費精算などでレシートが必要になる場合もあるため、必要なものは捨てずに保管すると安心です。

「紙を減らす」ことも書類整理の一つ

そもそも、「持ち込む書類自体」を減らしてしまうことが、書類整理につながります。

書類を増やさないためにできること

①処分する時期を決める
②目の届く場所に置く
③紙そのものを減らす

我が家の書類整理ルールをまとめると

①家に書類が入ってくる
↓
②一か所にまとめる（カウンターへ置く）
↓
③その日のうちに目を通す
↓
④6種類に仕分ける
（捨てる・掲示・子供BOX・クリアファイル・PDF化・一時保管）
↓
⑤期限が来たら、データ化・処分・入れ替え
↓
書類が増え続けない！！！

取扱説明書も「紙で全部残す」必要はありません

家の中にたまる書類の中でも、処分するか迷いやすいのが取扱説明書です。
我が家では、取扱説明書も「必要なものだけ紙で残す＋データ化」という方法で整理しています。

 取扱説明書を「ファイル1冊＋データ」で管理する具体的な方法は、こちら↓の記事で紹介しています。

書類整理でよくある質問

家庭の書類片付けや整理術について、よくいただく質問に整理収納アドバイザーの視点からお答えします！

書類は全部PDF化した方がいい？

すべての書類をPDF化する必要はありません。

我が家ではすべての書類ではなく、
・後から確認する可能性がある書類
・捨ててしまうのは心配だけど紙の保管場所を取りたくない書類
などをデータ化しています。

学校のプリントはどう保管する？

「掲示する」「子供ボックス」「クリアファイル」の3つに仕分けるのがおすすめです。

我が家では、以下の分類で仕分けして保管しています。
・行事予定や献立表などすぐ見て確認したいもの→「壁に掲示する」
・テストや宿題など子供向けの書類→「子供ボックスへ」
・保護者向けのおたより→「クリアファイルへ」
学年末に見直すルールにするとスッキリ管理できます。

書類を整理してもすぐ増えてしまうのはなぜ？

「保管する場所」だけで、「処分する時期」が決まっていないことが原因の一つ。

書類を収納する場所だけ決めても、処分する時期が決まっていないと、書類は永遠に増え続けてしまいます。

書類はいつ捨てればいいですか？

書類ごとに、保管期間・処分時期を決めておきましょう。

学年末・５年後・保証期間が切れたら・データ化が完了したら…など、
書類ごとに処分するルールを決めておくと、増え続ける心配がありません。

まとめ｜書類整理は「収納」より「処分する仕組み」が大切

書類を増やさないために必要なのは、大きな収納用品ではなく、

 どこに置くか！？
 どう仕分けるか！？
 いつまで保管するか
 いつ処分するか！？

を具体的に決めておくことです。